探析如何做好公文与档案的有效衔接

探析如何做好公文与档案的有效衔接

王岚, 张京京

摘要：公文和档案之间的连接关系较为密切，二者彼此影响，相互支撑。高质量的公文能够形成高质量的档案，所以只有做好公文管理工作，不断提高公文办公的质量，才会让单位内部各项工作保持有序的运行状态。本文主要就如何做好公文与档案的有效衔接进行探究，分析影响公文与档案有效衔接的具体原因，制定出公文与档案有效衔接的措施。

关键词：公文；档案；有效衔接

1公文与档案的差异性及联系性

首先是差异性，公文也被称之为公务文书，其中主要是法定机关以及其他社会组织在开展公共活动的过程中，所依靠的文体形式，这个文体带有一定的规范性以及法律效力，所以制发以及撰写公文这项工作需要严谨和慎重，不可存在任何的懈怠。在日常工作当中，工作人员要对公文进行规范、准确的处理，掌握更为充裕的公文知识，熟练应用公文内容，档案是人们在社会活动当中所构成的带有保存价值的原始记录内容，原始记录性始终是档案的基础属性，这是档案和公文之间存在的最为显著的差异，同时也是对二者衔接所产生影响的关键点。其次是联系性，站在联系性的立场上来分析，档案会源于文件，其是由文件在经过一系列的条件转变而成，公文是一类极具特殊性的文件，因此其想要做好公文处理工作，就需要学会收集、整理基础文件资料，凸显出档案管理工作开展的重要性，依单位自身经营项目以及发展的状况，实行更具详尽的分析工作。

2影响公文与档案有效衔接的原因

2.1培训工作跟不上

一些单位的领导会忽视公共培训工作的开展，并且对于工作培训的紧迫性认知也会存在误区，尤其是工程施工单位，这部分单位会尤为注重工程施工，从而忽视内业工作的管理，其在思想上会认为外出培训仅是变性旅游，其只会占用上班的时间，毫无用处，甚至还会浪费单位有限的管理经费，所以并不会积极主动的开展学习培训活动，相关的专职以及兼职文书人员对于公文管理的新要求以及其产生的新变化掌握度会比较差，这就会让公文管理工作存在瑕疵性的问题。

2.2文书员责任意识低下

文书员对公文的重要性认知会存在差异，其并不能正确的认知公文的重要性，并且自身的责任意识也会比较差，不会细致、认真的进行工作，并且其工作态度也不够端正。形成该问题的主要原因就是工作人员自身思想认知存在问题，单位内部人员管理机制设置科学性及合理性会比较差，单位在编制发展规划的过程中，并没有针对员工个人发展方面进行重视，这就会在一定程度上削减工作人参与其工作的积极性，致使档案和公文无法有效的衔接，衔接工作质量问题频发。
2.3专业工作能力有待提升

专职纪要文书员以及相关的工作人员对于公文管理制度学习内容不够透彻，无法深度的领会其知识点，这就使得这部分工作人员在处理公文的过程中不能得心应手，公文质量较差。单位需要针对新时期公文处理工作的重心以及重难点状况，展开有针对性的培训教育工作，这样才会使得工作人员的专业技能水平变得更高。但是在实际工作阶段，大部分单位只会注重自身经济发展状况，并不会定期的开展思想教育及技能培训等多项工作，整体公文处理效率会比较差。除此之外，在实际作业阶段，工作人员出差、休假，受到这些变动状况的影响，其工作交接质量不能得到保证，还有部分工作人员对于公文处理的流程不够熟悉，这就会让公文内在质量受到不利的影响。
2.4文档一体意识低下

在工作分工的影响下，文书员并不会自主的去学习档案归档等相关的知识点，并且档案人员对于日常文书办理状况的了解度也会比较差，会存在滞后等的问题。在文件材料进行归档时，文件材料的问题会集中性的暴露出来，这就使得公共归档工作不能顺利的推进，想要对其工作进行整改，会耗时耗力，同时还对归档工作的进度以及效率造成不利的影响。

2.5归档工作中公文存在的常见问题

发文单有签名漏签项，文件用印不全和不规范，排版格式不符合规范要求，打印不清晰，文件文号有重号现象，文件附件不齐或有漏页，装订不规范，会议纪要签到表缺失或为复印件。凡此种种都使公文质量大打折扣，从而影响到档案的归档质量，使文件材料的归档未能满足档案质量的要求，给公文与归档工作的有效衔接留下了隐患。

3公文与档案的有效衔接措施

3.1领导重视

在现阶段的时代发展背景下，想要让档案和公文能够有效的衔接，那么就需要站在领导人的立场上出发，加大其对于该项工作开展的重视程度，分析单位自身可持续发展状况，安排文书人员参与到其所创设的公文知识培训活动中，供给专兼职文书员学习培训的机会和空间，让参与培训的工作人员能够珍惜学习以及培训的机会，充分掌握各类培训知识，将其投入到实际工作当中，最大限度提升单位公文处理的效率和质量，要站在长远的立场上去看待员工，注重开展员工教育培训等多项工作。
3.2教育培训及管理工作

在衔接公文和档案时，要针对单位自身文化建设状况，实行更具针对性的思想教育工作，安排文化交流活动，让领导人员和基层人员进行沟通和交流，要注重开展文书人员的责任意识教育工作，定期组织单位文书点评以及考核等多项工作。要坚持赏罚分明的管理原则，增强文书员的责任意识，让其公文处理水平变得更高，这样公文质量才可以处于一种可控的范围状态。另外，文书员还应当坚持严谨、认真的工作态度，要尽可能的做到公文办理零失误，只有提高公文质量，才可以让其工作进展的更加顺畅，防止其产生文件资料重复归档整改等的现象。

3.3增强文档一体意识

文书人员要明确自身的工作职责任务，履行岗位职责，充分应用业余的时间学习档案基础知识，并且档案管理人员也需要积极自主的学习处理公文相关的知识和任务，让其档案管理工作开展的质量变得更高。在日常管理工作当中，实时关注并了解文件资料形成状况，针对其所存在的问题实时的进行整改，让档案管理的质量关口能够不断前移，防止其文书留档归档，让档案管理工作变得更加的被动。并且在实际工作当中，结合单位工作发展需要，对其岗位进行对调以及交叉性的学习进行重视，创设出学习型企业的发展环境，这样工作人员就能够具备一专多能的工作能力，公文处理及归档工作也可以保持有效的衔接状态，提高其管理工作开展成效。

3.4质量管理工作

公文处理的质量要求与档案归档的质量要求是契合相通的，区别在于公文归档是把分散的文件材料通过鉴定按一定的逻辑规律进行分类整合和组卷，便于保管，利于今后的查考利用。由此可见，公文质量的高低将直接影响到档案质量的高低，将对公文与档案的有效衔接或归档转化产生影响。在日常工作中，作为专职文书员要善于总结公文处理容易出现的常见问题和易放的低级错误进行有效规避，练就过硬的文书制发技能本领。

结语：

在实际工作中，往往是公文管理得好的单位越能够在归档工作上实现平稳有效的对接，反之则归档工作举步维艰。公文与档案是相辅相成、密切相关的关系。只有不断提高全员的工作责任意识、强化个人综合素质，有学习永远在路上的思想，工作中有团结协作的精神，公文处理与档案管理工作就能有效衔接，使工作效率得到稳步提高。

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